Viagens corporativas: 10 benefícios de uma boa gestão

O mundo corporativo moderno é movido por conexões. Reuniões, eventos, treinamentos e outras atividades exigem que profissionais se desloquem, gerando um fluxo constante de viagens corporativas. 

Essa dinâmica, impulsionada pela globalização e pela busca por oportunidades em diferentes mercados, torna a gestão eficiente de viagens um fator crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa.

A Global Business Travel Association (GBTA) estima que o mercado global de viagens corporativas atingirá a impressionante marca de US$ 1,8 trilhões até 2027, demonstrando a força e o potencial desse setor. 

Com esse crescimento exponencial, as empresas precisam se adaptar e buscar soluções inteligentes para gerenciar as despesas de viagem de forma estratégica e lucrativa.

Neste artigo, vamos apresentar os 10 principais benefícios de uma boa gestão de viagens corporativas e explorar como a Swap pode alavancar a solução financeira da sua empresa voltada a esse mercado.

1. Redução de Custos

Controlar os custos é primordial em viagens corporativas. Gestões ineficientes podem resultar em gastos excessivos e impactos negativos significativos nos lucros. Com uma boa gestão, identificamos e eliminamos despesas desnecessárias, maximizando a eficiência econômica. 

Ferramentas de monitoramento de despesas são fundamentais, permitindo acompanhar os gastos em tempo real, tomar medidas corretivas imediatas e evitar surpresas financeiras ao final do mês.

2. Previsibilidade Financeira

A previsibilidade financeira é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer organização. Saber exatamente quanto será gasto com viagens corporativas permite um planejamento financeiro mais assertivo, com recursos alocados de forma estratégica e previsões precisas de receitas e despesas.

Sem uma gestão eficiente, as despesas com viagens podem se tornar um fator de instabilidade financeira. Os gastos podem variar consideravelmente de um mês para outro, dificultando o planejamento e a tomada de decisões estratégicas. 

Uma boa gestão, por outro lado, permite prever com maior precisão os custos associados a viagens, tornando possível:

• Alocar recursos de forma eficiente para outras áreas da empresa.
• Criar um orçamento mais realista e preciso.
• Evitar surpresas desagradáveis e garantir a saúde financeira da empresa.

3. Aumento da Produtividade

As viagens corporativas, por mais necessárias que sejam, podem demandar tempo e energia dos colaboradores. 

A burocracia da reserva de passagens, a busca por hotéis e o controle de despesas podem ocupar um tempo que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas. 

Uma gestão eficiente automatiza processos, como a emissão de passagens e a reserva de hotéis, liberando tempo precioso para que os colaboradores se concentrem em atividades mais produtivas. Ferramentas de gestão online simplificam a reserva de voos e hotéis, agilizando o processo e garantindo que o colaborador tenha acesso a opções adequadas e acessíveis.

4. Compliance e Conformidade

As viagens corporativas devem estar em conformidade com as políticas internas da empresa e com as regulamentações externas, garantindo a segurança jurídica e financeira. 

Uma gestão eficiente garante que todas as despesas estejam de acordo com as normas estabelecidas, minimizando o risco de fraudes e evitando problemas legais.

A falta de controle sobre as despesas pode gerar diversas irregularidades, como a utilização de recursos para fins não autorizados ou  descumprimento de políticas internas. Essas irregularidades podem acarretar em multas, processos judiciais e danos à reputação da empresa.

Ferramentas de controle de despesas facilitam o monitoramento de gastos, identificando possíveis irregularidades e garantindo a segurança jurídica e financeira da empresa.

5. Melhoria na Satisfação dos Colaboradores:

Oferecer uma experiência de viagem sem contratempos é fundamental para a satisfação dos colaboradores. Uma gestão eficiente garante que os colaboradores tenham acesso a informações claras sobre a viagem, como horários de voo, detalhes do hotel e informações sobre os serviços disponíveis.

Imagine um colaborador que viaja para uma reunião importante e enfrenta dificuldades para encontrar o hotel, realizar o check-in ou acessar os serviços que precisa. Essa experiência frustrante pode prejudicar o desempenho do colaborador durante a viagem e gerar um sentimento negativo em relação à empresa.

6. Relatórios e Análises Detalhadas

Uma boa gestão de viagens corporativas inclui a capacidade de gerar relatórios detalhados e análises precisas sobre as despesas, fornecendo uma visão clara de onde os recursos estão sendo utilizados e onde há oportunidades de economia.

Sem uma gestão eficiente, as empresas podem ter dificuldades para acompanhar as despesas com viagens, identificar tendências e tomar decisões estratégicas. 

A falta de informações detalhadas impede a otimização de recursos e a identificação de oportunidades de redução de custos.

Uma boa gestão, por outro lado, fornece relatórios e análises precisas sobre as despesas, permitindo que as empresas:

• Identifiquem as despesas mais elevadas e os destinos mais frequentes.
• Analisem as tendências de gastos ao longo do tempo.
• Identifiquem oportunidades de economia e otimização de recursos.
• Tomem decisões estratégicas mais assertivas.

7. Flexibilidade e Personalização

Cada empresa possui necessidades e políticas de viagem específicas. Uma boa gestão de viagens deve ser flexível e personalizável, adaptando-se às necessidades e particularidades de cada organização.

Um sistema de gestão rígido e inflexível pode dificultar a adaptação às necessidades específicas da empresa. As políticas de viagem podem não se ajustar às particularidades da empresa, como a necessidade de viagens frequentes para determinados destinos ou a necessidade de acomodações específicas para colaboradores com necessidades especiais.

Uma boa gestão deve oferecer flexibilidade e personalização, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa. As políticas de viagem podem ser ajustadas para atender às necessidades, garantindo a eficiência e a otimização dos recursos.

8. Eficiência Operacional

Centralizar a gestão de despesas de viagem em uma única plataforma reduz a complexidade e aumenta a eficiência operacional. Essa plataforma integrada facilita a comunicação, o controle de despesas e a geração de relatórios, simplificando a gestão e otimizando o tempo dos colaboradores.

Imagine um cenário onde as informações sobre viagens estão dispersas em diferentes sistemas, dificultando o acesso, a atualização e o controle das despesas. 

Essa fragmentação de informações aumenta o risco de erros, atrasos e perda de tempo, prejudicando a eficiência da empresa.

9. Redução de Riscos

Gerenciar os riscos associados a viagens corporativas é fundamental para garantir a segurança dos colaboradores e a integridade financeira da empresa. 

Uma boa gestão de viagens inclui a implementação de medidas de segurança, como a escolha de hotéis seguros, o monitoramento de despesas e a implementação de políticas de segurança para os colaboradores.

A falta de controle sobre as despesas e a falta de medidas de segurança podem gerar diversos riscos, como fraudes, roubos, acidentes e outros problemas que podem comprometer a segurança dos colaboradores e a integridade financeira da empresa.

10. Sustentabilidade

Uma boa gestão de viagens corporativas pode contribuir para a sustentabilidade, reduzindo o impacto ambiental através da otimização de rotas, da escolha de fornecedores comprometidos com práticas sustentáveis e da promoção de medidas de eficiência energética durante a viagem.

Em suma, uma boa gestão de viagens corporativas oferece uma série de benefícios, desde a redução de custos e a previsibilidade financeira até o aumento da produtividade e a promoção da sustentabilidade. 

Essa prática, ao garantir a segurança, a eficiência e o conforto dos colaboradores, contribui para o sucesso da empresa e para a construção de um futuro mais sustentável.

Tecnologia financeira para empresas de viagens corporativas

Para fintechs e empresas que desejam oferecer soluções de gestão de despesas de viagens, a Swap se destaca como o parceiro ideal. 

Nossa infraestrutura robusta e flexível facilita a entrada no mercado, permitindo que essas empresas se concentrem no que realmente importa: crescimento e sucesso. 

Com uma solução modular e personalizável, a Swap garante eficiência operacional e conformidade regulatória, sem a necessidade de desenvolver tecnologias próprias ou enfrentar burocracias excessivas.

Com a Swap, você garante eficiência para solucionar os problemas do segmento com uma integração simples, com um único fornecedor e uma solução especializada de ponta a ponta.

Para mais informações sobre como a Swap pode ajudar sua empresa a otimizar a gestão de viagens corporativas, visite nossa página de gestão de gastos com viagens.